Coaches en sportscholen

Je zaak aanmelden en veertien dagen proberen

Een account en een zaak aanmaken, wat de welkomstvragen doen en wat er na de proef gebeurt.

De eerste stappen op de cockpit

De kaart Zo zet je xBase360 op en de rondleiding: wat ze je laten doen, en hoe je de rondleiding later opnieuw doorloopt.

Wat de cockpit laat zien

Wat er vandaag op je wacht, de getallen over je leden, wie je opvolgt, wat je klaarzet en wat er in je agenda staat.

Een collega uitnodigen

Een collega toevoegen aan je team met een rechtenset, het verschil tussen eigenaar en coach, toegang weer intrekken, en wat er in het logboek komt.

Werken bij meer dan één zaak

Wissel met de zaakkiezer rechtsboven van zaak; het hele dashboard volgt je keuze.

Rechten per collega

Per collega bepalen wat hij mag: rechten per domein, de rechtenmatrix, snel kiezen met Coach, Receptie of Beheer, eerst bekijken en dan opslaan, en het logboek.

Je kleuren, logo en beginscherm in de app

Hoe je leden jouw zaak zien: naam, leus, logo, kleuren, letter, vormgeving en welke tegels er op het beginscherm staan.

Je logo en gegevens op rapporten

Hoe het coachrapport en de rapporten uit Analyse & rapportage eruitzien: naam, logo, kleur, contact en voettekst.

Inloggen met een tweede factor

Een code uit een authenticator-app naast je wachtwoord, wanneer dat verplicht is en wat herstelcodes zijn.

Meldingen in de bel

Wat er in de bel rechtsboven binnenkomt, waar een klik je brengt, en welke seintjes je zelf kiest.

Support laten meekijken

Ons 24 uur laten meekijken in je dashboard als je vastloopt: wat we dan zien, wat niet, en hoe je het stopt.

Lees handleiding 4 min lezen

Je eigen systemen koppelen

Een API-sleutel maken voor je website, tourniquet of boekhouding, en een sleutel weer intrekken.

Webhooks: een seintje naar je eigen systeem

Wat een webhook is, hoe je er een instelt, welke gebeurtenissen er zijn, de handtekening controleren, opnieuw proberen en pauzeren.

Hulp vragen vanuit het dashboard

De knop Hulp nodig?, je eerdere gesprekken met ons, en waar je leest wat er nieuw is.

De coach-app op je telefoon

Wat je in de app doet als coach, wat je beter in het dashboard doet, en hoe je wisselt naar je eigen sporterskant.

Als lid naar je eigen app kijken

Schakelen tussen de coachkant en de sporterskant, zonder uit te loggen.

Assistant: je dashboard bedienen met je stem

Wat Assistant is, hoe je praat of typt in het dashboard en de coach-app, en hoe je bevestigt wat hij klaarzet.

Wat je Assistant kunt vragen en laten doen

Voorbeelden per onderwerp: vinden en openen, vragen over klanten, vensters invullen, schema’s met AI, berichten, notities en uitleg.

Namen en verstaan: zo hoort Assistant je goed

Hoe Assistant de namen van je klanten herkent, wat hij doet bij twijfel, en tips voor een goede opname.

Wat Assistant niet doet, en waarom

De handelingen die Assistant bewust aan jou laat: geld, verwijderen, rechten, beveiliging en het pakket van je zaak.

Assistant en privacy: wat er met je stem gebeurt

Wat er met een opname gebeurt, wat Assistant ziet, wat er in het logboek komt en hoe lang, en wat hij niet hardop zegt.

Klanten en leden

20 artikelen

Een klant uitnodigen

Iemand toevoegen met naam en e-mailadres, wat er aan zijn kant gebeurt, en wat je doet als hij niet binnenkomt.

Meerdere klanten tegelijk uitnodigen

Een lijst klanten in één keer uitnodigen met naam en e-mailadres, plakken uit Excel, en meteen een abonnement aanbieden.

Je klantenlijst en wie aandacht nodig heeft

De lijst met klantdossiers, de tabbladen, wat de signalen betekenen en waarom de volgorde niet alfabetisch is.

Het dossier van een klant

Wat er in een klantdossier staat: overzicht, training, voortgang, taken, notities, consulten, contact en bestanden.

Notities, taken en opdrachten

Interne notities die je klant niet ziet, taken voor jezelf, en opdrachten die op het beginscherm van je klant komen.

Contactgegevens en accounthulp

Het e-mailadres van een klant inzien, een tikfout herstellen, een herstelmail sturen, en wie dat mag.

Een dossier laten verwijderen

Wat je doet als een klant vraagt om zijn gegevens te wissen: wat verdwijnt, wat blijft en de bedenktermijn.

Wie aandacht nodig heeft

Hoe de lijst Aandacht nodig je leden indeelt, wat als bezoek telt, en hoe je iemand opvolgt of laat sluimeren.

Ledenbeheer en labels

Iedereen bij je zaak op één lijst, labels om te groeperen, exporteren naar CSV en de grens van je pakket.

Leden importeren of een formulier scannen

Overstappen met een ledenbestand, of een stapel papieren inschrijfformulieren omzetten in uitnodigingen.

Check-ins en formulieren

Een intake, blessure-update of evaluatie maken, zelf of met AI, uitzetten bij klanten en de antwoorden lezen.

Ingevulde check-ins nakijken

Ingevulde check-ins een voor een lezen, een reactie terugschrijven, en met Gezien en volgende door de rij.

Berichten met je klanten

Chatten vanuit het dashboard of de app: bijlagen, spraakmemo's, reacties, antwoorden en vastzetten.

Een bericht naar meerdere klanten sturen

Een groepsgesprek beginnen waarin klanten elkaar zien, of hetzelfde bericht los naar ieder apart sturen.

Analyse en rapportage

Omzet, bezetting, opkomst, Fitscores en trajecten tussen twee datums, als PDF in je huisstijl of als CSV.

Het coachrapport

Een PDF over 30, 90 of 120 dagen voor een klant maken, met Fitscore, doelen en volgende stappen, en hem via de chat sturen.

De Fitscore van je klant

Hoe de Fitscore is opgebouwd, wat je ermee doet in een gesprek, en waarom hij geen gezondheidsoordeel is.

De GLI bijhouden: deelnemers, fasen en bijeenkomsten

Wie meedoet aan een gecombineerde leefstijlinterventie, in welke fase, en wie er bij welke bijeenkomst was.

Het GLI-uitkomstregister

Vier meetmomenten per deelnemer, een samenvatting per fase, en een export met een pseudoniem voor de RHO of de verzekeraar.

Kans op uitval bij de GLI

Welke deelnemers je beter even kunt bellen, op grond van hun gedrag, en hoe je vastlegt dat je contact had.

Schema’s, voeding en consulten

16 artikelen

3 min lezen

Een trainingsschema bouwen

Een schema maken in blokken, zelf of met een AI-voorstel, met supersets en rust, en wie het mag gebruiken.

Een schema dupliceren, of een kopie voor één klant

Een trainings- of voedingsschema met één klik kopiëren, en een eigen versie maken voor één klant zonder de anderen te raken.

Een schema inplannen bij je klant

Een los schema of een blok van meerdere weken in de agenda van je klant zetten, met tijden, notities en herinneringen.

Een voedingsschema bouwen

Een reeks dagen met per eetmoment producten en recepten, zelf of met een AI-opzet, terwijl de macro's meetellen.

Een voedingsschema toewijzen

Een schema aan een klant geven, met bandbreedte en ruilen, en een reeks vooruit plannen van opbouw naar cut.

Voedingsdoelen instellen voor een klant

Kilocalorieen, eiwitten, koolhydraten, vetten en een suikerplafond vastleggen.

Huisregels voor de AI

Eén keer vastleggen hoe jouw zaak werkt, zodat elk schema dat je laat opstellen daarmee rekening houdt.

Producten en de voedingsbibliotheek

De bibliotheek met producten, je eigen producten met streepjescode, afbeeldingen en labels.

Recepten maken voor je klanten

Een recept samenstellen uit de bibliotheek, met porties en bereiding, en klaarzetten voor je hele zaak.

Lees handleiding 4 min lezen

Receptenboeken en collecties

Recepten bundelen per thema, en links meegeven zoals afspeellijsten, supplementen of je winkel.

Een traject voor je klant

Doel en looptijd, meet- en contactmomenten, voeding en training in één keer klaarzetten, en vooruit plannen wat er per week verandert, met de agenda en de cyclus van je klant ernaast.

Trajecten en paden voor je klanten

Een pad kiezen of zelf schrijven, week voor week en dag voor dag, toewijzen en zien wie wegzakt.

Een consult opnemen en vastleggen

Een gesprek opnemen in de app, het verslag laten uitwerken, nakijken en vastleggen, en wat je klant ervan ziet.

Een periode samenvatten met AI

Laat de AI alle logs tussen twee datums lezen, per onderwerp samenvatten, en stuur daarna een bericht, stel een gesprek voor of pas het traject aan.

Het AI-label bij je schema's

Wat je klant ziet bij een schema of voedingsschema dat met AI is opgezet, en wanneer het label erbij komt.

De scanner in de coach-app

Een ledenlijst, een toestel, een papieren formulier of het lesrooster fotograferen en in het dashboard zetten.

Rooster, afspraken en toegang

9 artikelen

Je lesrooster inrichten

Lessoorten aanmaken, lessen inplannen in het weekraster, herhalen, verslepen en de roosterregels van je zaak.

Een les: inschrijven, wachtlijst, presentie en afgelasten

Een lid inschrijven, op de wachtlijst zetten of afmelden, hoe de wachtlijst doorschuift, presentie aftekenen en een les afgelasten.

Beschikbaarheid en afspraken

Diensten zoals een intake of PT-sessie, wanneer je team boekbaar is, en hoe een klant zelf een afspraak maakt.

Een afspraak plannen voor je klant

Vanuit het dossier een intake, consult of PT-sessie inplannen namens je klant, met een bevestiging in zijn mail.

De kidsclub

Openingstijden, plekken en baby's, reserveringen van ouders, presentie en de voorwaarden.

Je rooster van een foto inlezen

Een foto van het bord of een geprint rooster omzetten in lessen voor de weken die je kiest.

Je agenda als coach

Waar je je eigen lessen en afspraken ziet, in het dashboard en in de coach-app.

Toegangscontrole: leden binnenlaten

Deuren instellen, hoe een lid met zijn code binnenkomt, en zien wie er wanneer binnenkwam.

Toestellen en QR-stickers

Je apparaten vastleggen met hun oefeningen, stickers afdrukken, en wat een lid ziet als hij er een scant.

Abonnementen, winkel en betalingen

13 artikelen

5 min lezen

Stripe koppelen en uitbetaling regelen

Van bedrijfsgegevens tot de eerste uitbetaling: aanmelden bij Stripe, wat je nodig hebt, hoe prijzen en producten bij Stripe komen, en waar je hulp vindt.

Je bedrijfsgegevens voor facturen

Welke gegevens er op de facturen aan je leden komen: naam, KvK, btw of KOR, betaaltermijn en pauzeren na achterstand.

Abonnementen voor je leden maken

Een lidmaatschap of strippenkaart instellen: prijs, btw, looptijd, proef, tegoed, toegangstijden en voorwaarden.

Een abonnement aanbieden

Een abonnement als offerte naar een of meer klanten sturen: wat de klant ziet, wanneer het afloopt, en intrekken.

Tegoedsoorten: lessen, PT en meer

Wat tegoed is, welke soorten je kunt maken en waar een lid ze voor inzet.

Een lid inschrijven op een abonnement

Een abonnement toekennen of een betaallink sturen, en wat je in het dossier ziet van betalingen en facturen.

Wat je verdient: het geldoverzicht

Maandbedrag aan abonnementen, wat er binnenkwam, wie achterloopt, en je abonnementen, betalingen en facturen.

Als een lid niet betaalt

Wat er gebeurt bij een mislukte incasso: opnieuw proberen, mails, toegang pauzeren en weer open na betaling.

Je winkel inrichten

Producten met maten of smaken, prijzen, voorraad, afdelingen en etalages, en hoe de winkel eruitziet in de app.

Verzenden, afhalen en retour

Kiezen of je bestellingen verstuurt, verzendkosten en een gratis-grens, en wat je leden lezen over retour.

Bestellingen afhandelen

Van betaald naar klaargezet, verzonden of opgehaald, betalen aan de balie, en wat er gebeurt met een onbetaalde bestelling.

Een bestelling terugbetalen

Een online betaalde bestelling geheel of deels terugbetalen, voorraad terugzetten, en waar het geld vandaan komt.

Cadeaubonnen

Een cadeaubon uitgeven, hoe een lid hem verzilvert, hoe lang hij geldig is en een bon intrekken.

Vindbaarheid en groei

5 artikelen

Gevonden worden in de finder

Je advertentie voor sporters zonder coach: kop, tekst, foto's, je plek op de kaart en wanneer je zichtbaar bent.

Aanmeldingen uit de finder

Wat je doet als een sporter op Ik heb interesse tikt: contact leggen, notities en een overstap voorstellen.

Verwijzingen en ledenpunten

Je spaarregels: wat een punt waard is, waar leden punten mee verdienen en inleveren, en hoe een verwijzing werkt.

Een challenge organiseren

Een uitdaging voor je leden: waarop geteld wordt, doel of ranglijst, teams, beloning en de uitslag.

Nieuws voor je leden

Een bericht op het beginscherm van al je leden zetten, met een kopafbeelding en bijlagen.

Je pakket bij xBase360

7 artikelen