Werk je ook buiten xBase360, met afspraken in je Google Agenda? Koppel die agenda. Ben je daar bezet, dan kan niemand je op dat moment boeken. Zo word je niet dubbel geboekt.
Wat we lezen. Alleen of je bezet of vrij bent, met begin en eind. Geen titels, geen namen, geen beschrijving. Meer vragen we Google ook niet.
Koppelen. Ga naar Instellingen → Account en profiel en kies het tabblad Agenda. Kies Google Agenda koppelen. Google vraagt of je ons toestemming geeft om te zien wanneer je bezet bent. Kies Toestaan. Je komt terug in het dashboard en ziet Gekoppeld op met de datum.
Wat meetelt.
- Alleen je hoofdagenda in Google. Andere agenda's niet.
- Je agenda-abonnement van ons (onder hetzelfde tabblad) is in Google een aparte agenda. Die telt dus niet mee: je afspraken tellen niet dubbel.
- Staat een afspraak van ons toch in je hoofdagenda, bijvoorbeeld omdat Gmail de uitnodiging uit de bevestigingsmail daar neerzette, dan herkennen we die. Hij houdt dan niet nog een keer een plek bezet.
- Wordt een afspraak geannuleerd, aan een collega gegeven of verzet, en staat hij nog in je Google Agenda? Haal hem daar dan zelf weg. Zolang hij erin staat, telt die tijd als bezet. (Bij verzetten krijg je de nieuwe tijd per mail; de oude tijd blijft soms staan.)
- We kijken elke tien minuten, voor de komende 60 dagen.
Wat anderen zien. Klanten zien alleen dat je op dat moment niet kunt: de tijd staat niet tussen de vrije tijden. Je collega's en de eigenaar zien in het rooster alleen Bezet in Google Agenda, nooit wat er in je agenda staat.
Zelf toch inplannen. Plan je zelf een afspraak voor een klant op een tijd die in Google bezet is, dan staat die tijd apart, met een stippellijn. Kies je hem, dan vragen we of je echt wilt; de knop heet dan Toch inplannen. In de agenda van een collega kan dat niet: dat beslist die collega zelf.
Werkt de koppeling niet meer? Haalde je de toegang in Google weg, of verliep hij, dan zie je De koppeling werkt niet meer en krijg je een melding. Kies Opnieuw koppelen. Tot dan tellen de bezette tijden die we al kenden nog mee.
Ontkoppelen. Kies Ontkoppelen. We trekken onze toegang bij Google meteen in en wissen wat we wisten. Je kunt de toegang ook zelf weghalen in je Google-account, onder Beveiliging → Je verbindingen met apps en services van derden. Verwijder je je account bij ons, dan gaat de koppeling mee.