Niet elke collega hoeft alles. Een stagiair hoeft de omzet niet te zien, een baliemedewerker de dossiers niet. Daarom zet je rechten per collega. Alleen de eigenaar kan dat; een eigenaar mag zelf altijd alles.
Waar. Onder Praktijk & systeem → Team. Daar staan drie tabbladen:
- Teamleden: wie er in je team zit, met rol en rechten. Bij elke collega staat zijn rechtenset, bijvoorbeeld Coach of Coach, aangepast. Met Rechten… pas je één collega aan.
- Rechtenmatrix: iedereen naast elkaar, met per recht een vakje. Handig als je meerdere collega's tegelijk wilt aanpassen.
- Logboek: wie welke rechten of rol kreeg of kwijtraakte, wie er werd uitgenodigd en wie geen toegang meer heeft, met door wie en op welke datum en tijd.
Snel kiezen. Begin met een rechtenset en pas daarna aan wat anders moet:
- Coach: werkt met klanten. Dossiers lezen en bijhouden, training, voeding en berichten, en eigen consulten en losse diensten factureren. Geen ledenadministratie of winkel.
- Receptie en rooster: de balie. Het rooster en de leden (inschrijven, lidmaatschap, tegoed, toegang). Geen dossiers.
- Beheer (volledig): alles wat een teamlid kan krijgen. Het team, Stripe, de facturen van de zaak en je pakket blijven van jou.
De rechten, per domein:
- Klanten & dossiers: Klanten inzien (dossiers en interne notities lezen), Klanten beheren (koppelen, inplannen en notities schrijven) en Dossier verwijderen (een dossier laten wissen als je cliënt daarom vraagt).
- Contactgegevens: Contactgegevens (het e-mailadres van één klant inzien), Adres corrigeren (een tikfout herstellen zolang de uitnodiging openstaat) en Accounthulp (een klant een mail sturen om zijn wachtwoord te herstellen).
- Begeleiding: Training (schema's, paden en formulieren), Voeding (voedingsschema's en recepten van de zaak) en Nieuws & updates (berichten namens de zaak plaatsen).
- Leden & rooster: Leden & abonnementen (ledenadministratie, betalingen en toegang), Rooster (lessen, kidsclub en toestellen) en Kortingen geven (zelf korting toepassen bij het afsluiten van een lidmaatschap).
- Facturen & cijfers: Eigen werk factureren, Afwijkend bedrag factureren en Analyse & rapportage (rapporten en omzetcijfers van de zaak).
- Winkel & uitstraling: Winkel (producten en bestellingen) en Uitstraling (app-uitstraling en vindbaarheid).
Eigen werk factureren. Met Eigen werk factureren maakt een collega een factuur voor zijn eigen consult en voor zijn eigen afspraak bij een losse dienst, tegen het tarief van die dienst. De facturen van anderen blijven bij Leden & abonnementen. Met Afwijkend bedrag factureren erbij vult hij bij zijn eigen consult of losse dienst een ander bedrag en btw-tarief in. Dat tweede recht zit niet in de set Coach; je zet het per persoon aan.
Eerst bekijken, dan opslaan. Wat je aan- of uitvinkt, geldt nog niet meteen. Je ziet eerst wat er verandert: wat erbij komt en wat eraf gaat. In de rechtenmatrix kies je daarvoor Bekijken en opslaan; met Ongedaan maken zet je alles terug. Pas na Opslaan geldt het, en elke wijziging komt in het logboek.
Het is meer dan een menu. Wat je uitvinkt, verdwijnt uit het menu én wordt door de database geweigerd. Een collega kan er dus ook niet via een omweg bij.
Wat jij zelf mag. Onder Account & profiel → Mijn rechten zie je welke rechten er voor jou gelden.