Kom je van een ander systeem, of heb je een stapel inschrijfformulieren van een open dag? Dan hoef je niet iedereen met de hand uit te nodigen.
Een ledenbestand importeren. Onder Ledenbeheer → Leden importeren (CSV). Exporteer je leden uit je oude systeem; naam en e-mailadres per regel is genoeg:
naam;email
Piet Jansen;piet@voorbeeld.nl
Anna de Vries;anna@voorbeeld.nlIedereen in het bestand wordt lid van je zaak en aan jou gekoppeld, en krijgt een uitnodiging per mail. Wie al binnen is, wordt overgeslagen. Hetzelfde bestand nog een keer draaien kan dus geen kwaad. Er is een maximum per keer; is je bestand groter, knip het dan op. Heeft de mailer even genoeg verstuurd, wacht dan een paar minuten en ga verder waar je was.
Een formulier scannen. Onder Klantdossiers → Scan / importeer. Fotografeer een aanmeldlijst of een inschrijfformulier, recht van boven, met de e-mailadressen goed leesbaar. De scan leest alleen namen en e-mailadressen, en niets anders: geen adres, geen geboortedatum, geen rekeningnummer en niets uit een gezondheidsverklaring. De foto wordt nergens bewaard en er wordt geen account aangemaakt; iedereen krijgt een uitnodiging en vult zelf zijn gegevens in.
Loop de adressen na. Een verkeerd adres levert een uitnodiging met de naam van je zaak op bij een vreemde. Regels waarvan de naam of het adres niet zeker genoeg was, laat de scan staan. Die typ je zelf over.