Je wilt elke nieuwe klant welkom heten, iemand die wegblijft een seintje geven en op tijd zeggen dat een lidmaatschap afloopt. Met veel leden vergeet je dat. Automatische berichten doen het voor je.
Waar. Ga naar Groei → Automatisch. Alleen de eigenaar van de zaak kan ze instellen. Automatische berichten horen bij Opvolgen en zitten in de pakketten waar Opvolgen in zit. Zit het niet meer in je pakket, dan blijven ze aan staan maar gaan ze niet uit; komt het terug, dan gaan ze vanaf dat moment weer (niet over de tussentijd). Alle drie de berichten staan eerst uit.
De drie berichten.
- Welkom: voor een nieuwe klant of een nieuw lid. Alleen voor wie klant wordt nadat je het aanzet. Wie er al is, krijgt niets.
- Niet geweest: als iemand een aantal dagen (jij kiest, 7 tot 180) niet geweest is. Geweest is hetzelfde als bij Opvolgen: een training of run in de app, een les, een scan bij de deur, een activiteit of een sessie op een toestel. Iemand die net begon, telt vanaf de eerste dag. Na een pauze telt het vanaf het einde van de pauze.
- Lidmaatschap loopt af: een aantal dagen (1 tot 60) vóór de einddatum. Dat is bij een opzegging, bij een vast contract dat niet verlengt, of bij een lidmaatschap met een einddatum.
Wanneer het gaat. Welkom: elk uur tussen 9 en 21 uur, dus binnen een uur na het aanmelden (overdag). Niet geweest en loopt af: elke ochtend rond 9:40. Ieder bericht gaat maar één keer: één welkom per lid, één "niet geweest" per keer dat iemand wegblijft (en hooguit één per 30 dagen), en één "loopt af" per einddatum. Krijgt iemand op één dag twee berichten, dan komt het tweede de dag erna: hooguit één automatisch bericht per lid per dag.
Wie het niet krijgt.
- "Niet geweest": alleen wie een lopend lidmaatschap heeft. Dus niet wie gepauzeerd is, wie opzegde (die krijgt hooguit "loopt af") of wiens lidmaatschap voorbij is. Ook niet wie al lang weg was toen je het aanzette: het telt vanaf het aanzetten.
- "Loopt af": alleen als de einddatum minstens drie dagen vooraf bekend was. Niet bij een proef (die heeft een eigen mail), een herroeping of een betaalachterstand, en niet als er een nieuw lidmaatschap op aansluit. Zet je het aan, dan alleen voor eindes die minstens zo ver weg liggen of die daarna bekend worden.
- Niemand die zich afmeldde, wiens account wordt verwijderd, of die zijn dossier bij jou liet wissen (ook daarna niet meer).
Hoe het aankomt. Kies in de app (een melding, met een pushbericht) en/of per mail. De mail komt namens jouw zaak; een antwoord komt bij jou terecht. Wie geen geldig mailadres heeft, krijgt alleen de melding in de app.
De tekst. Laat je de tekst leeg, dan gaat de standaardtekst, in de taal van het lid (Nederlands, Engels of Spaans). Schrijf je zelf een tekst, dan gaat die precies zo naar iedereen. Je kunt deze woorden gebruiken; ze worden ingevuld:
- {voornaam}: de voornaam van het lid;
- {zaak}: de naam van je zaak;
- {dagen} (bij niet geweest): hoeveel dagen;
- {einddatum} (bij loopt af): de laatste dag.
Bij het bewerken zie je een voorbeeld met alles ingevuld.
Een taak voor jezelf. Zet Ook een taak aan, dan krijgt de vaste coach van het lid (of anders de eigenaar) een taak, bijvoorbeeld "Sanne is al 21 dagen niet geweest. Neem even contact op." Die taak komt ook als het lid zich afmeldde.
Afmelden. Onder elke mail staat een link om je af te melden. In de app zet een lid ze uit bij Profiel → Meldingen & herinneringen. Daar kan het ze ook weer aanzetten. Hoeveel leden zich afmeldden, zie je bij Automatisch.
"We missen je" van xBase360. De app stuurt zelf al een seintje aan wie een week niets deed. Zet je Niet geweest aan, dan krijgen jouw leden dat seintje niet meer: dan stuur jij. Wie jij niet kunt bereiken (afgemeld, zonder lopend lidmaatschap, of alleen per mail zonder geldig adres), houdt het seintje van de app. Zo krijgt niemand twee keer hetzelfde.