Privacyverklaring

Wie we zijn

xBase360 (eenmanszaak) levert het platform xBase360 en is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens zoals hieronder beschreven.

• Postadres: Gravin Juliana van Stolberglaan 31, 2263 AB Leidschendam, Nederland (geen bezoekadres)
• KvK-nummer: 42093846
• Btw-nummer: NL005494735B95
• E-mail: support@xbase360.com
• Telefoon: +31 70 204 2081
• Privacyvragen: privacy@xbase360.com

Wat we van je verwerken

Niet alles hieronder geldt voor iedereen. Wat er van je wordt bewaard, hangt af van wat je gebruikt: wie alleen traint, heeft geen voedingsdagboek.

Je account

Je naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen; wij kunnen het niet lezen). Optioneel je geboortedatum, geslacht, lengte en profielfoto. Log je in met Apple of Google, dan ontvangen we van hen je e-mailadres en naam.

Wat je in de app vastlegt

Je trainingen en de sets die je logt, je cardio-activiteiten inclusief de route die je liep, je voedingsdagboek, je waterinname, je gewoontes, je afgeronde paddagen en je apparaatsessies met de foto van het scherm die je daarvoor maakte.

Gezondheidsgegevens

Dit is een aparte categorie, en dat zeggen we expliciet omdat de wet er strenger over is. Het gaat om je gewicht en lichaamsmetingen, je voortgangsfoto's, je hartslag als je die invoert of laat uitlezen, en je cyclusgegevens — die laatste kun je ook overnemen uit Apple Health of Health Connect. Deze gegevens verwerken wij alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, die je geeft door ze in te vullen en die je intrekt door ze te verwijderen.

Je voortgangsfoto's staan in een afgeschermde opslag. Ze zijn nooit via een openbare link te bereiken en worden alleen getoond aan jou, je actieve coach en de eigenaar van je sportschool.

Als je bij een sportschool hoort

Je lidmaatschap, je boekingen, je aanwezigheid bij lessen en — als de zaak toegangscontrole gebruikt — dat je op een bepaald moment door de deur ging. Je coach kan de gegevens zien die hierboven staan; dat is waarvoor je een coach hebt. Wanneer de begeleiding stopt, vervalt die toegang en houd jij je geschiedenis.

Als je je via de finder bij een sportschool meldt

Tik je in de app bij een sportschool of coach op “Ik heb interesse”, dan zie je eerst wat die zaak van je krijgt: je naam en je e-mailadres, je telefoonnummer alleen als je dat aanzet, en een bericht als je dat schrijft. Dat is een momentopname van wat jij op dat moment deelt, geen doorlopende toegang tot je profiel. De zaak gebruikt het om contact met je op te nemen. Je kunt je aanmelding in de app intrekken; wijst de zaak je af of trek je in, dan wissen we je e-mailadres, telefoonnummer en bericht na twaalf maanden. Lid worden van een zaak, gekoppeld worden aan een coach of je abonnement laten overnemen gebeurt nooit zonder dat jij daar in de app of via de link in onze mail ja op zegt.

Betalen

Je betaalgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe of naar de App Store of Google Play. Wij zien nooit een volledig kaartnummer; wij bewaren wat er betaald is, wanneer, en of het gelukt is.

Techniek en support

Je apparaat-token voor pushmeldingen, foutmeldingen als de app vastloopt, en de gesprekken die je met onze klantenservice voert — inclusief bijlagen die je meestuurt.

Wanneer je de app voor het eerst en voor het laatst opende, welke versie je gebruikt, of het een iPhone of Android is en of meldingen aanstaan. Zo zien jij, je begeleider en onze klantenservice of je er echt in zit, en welke versie je hebt als er iets misgaat. We slaan dit hoogstens eens per uur op en volgen niet wat je in de app doet.

Werk je als coach in het dashboard en loop je ergens op vast, dan kun je onze klantenservice 24 uur lang laten meekijken. Ze zien dan wat jij ziet, kunnen niets aanpassen, en jij ziet bovenaan elke pagina wanneer het gebeurt. Je zet het zelf aan en uit, en elke keer dat er wordt meegekeken, leggen we vast.

Als je onze website bezoekt

Wie alleen rondkijkt, laat niets bij ons achter: er staan geen advertentie- of trackingcookies op de site. Wel krijgen onze hosting en onze foutbewaking, zoals bij elke website, je IP-adres en browser te zien om de pagina te kunnen tonen en fouten te vinden.

Een formulier (contact, een gesprek plannen, de demozaak, een landingspagina of de wachtlijst voor de Android-app): wat je invult — je naam, e-mailadres, en als je dat wilt je bedrijf, telefoonnummer en bericht — komt in ons klantsysteem, zodat we je kunnen antwoorden of je de link kunnen sturen. We bewaren het zolang we contact met je hebben; vraag je om verwijdering, dan wissen we het. Cloudflare Turnstile controleert of het formulier door een mens wordt verstuurd, zonder cookies.

De chat: zoek je in het help center, dan bewaren we niets. Wil je iemand van ons spreken, dan maakt het chatvenster een sessie zonder naam of e-mailadres, en komt je gesprek bij ons binnen als supportvraag. De sessie vervalt na dertig dagen stilte; het gesprek blijft, zoals een mail. Een vraag aan de automatische assistent gaat naar Anthropic; het antwoord staat er met een label bij.

Je IP-adres gebruiken we ook voor de rem op formulieren en de chat: we tellen hoe vaak er vanaf één adres iets binnenkomt, zodat niemand ons kan overspoelen. Daarvoor slaan we alleen een hash op, geen leesbaar adres, en die is na hooguit twee dagen weg.

Waarom we het mogen

• Om de overeenkomst uit te voeren. Zonder account geen app, zonder trainingslog geen voortgang. Dit dekt het grootste deel.
• Met jouw toestemming. Voor gezondheidsgegevens, voor je locatie tijdens een activiteit, voor pushmeldingen en voor het delen van je runs met de community. Toestemming trek je in door de functie uit te zetten of de gegevens te verwijderen.
• Vanwege een gerechtvaardigd belang. Voor de beveiliging van de dienst, het tegengaan van misbruik (ook de rem op formulieren en de chat), foutmeldingen waarmee we de app repareren, wanneer en met welke versie je de app opent, en het beantwoorden van een vraag die je via de website stelt.
• Omdat de wet het voorschrijft. De financiële administratie moet zeven jaar bewaard blijven.

Wat we niet doen

• We verkopen je gegevens niet. Aan niemand, nooit.
• We gebruiken je gegevens niet om AI-modellen mee te trainen, en de partijen die onze AI leveren mogen dat op grond van onze overeenkomst evenmin.
• We nemen geen besluiten over jou die volledig geautomatiseerd zijn en juridische gevolgen hebben. Een AI-schema of een AI-recept is een voorstel: jij of je coach kijkt ernaar en beslist.
• Er staan geen advertentie- of trackingcookies op onze site.

Wie er nog meer bij kan

Om de dienst te laten werken schakelen we andere partijen in. Met elk van hen ligt er een verwerkersovereenkomst, en voor de partijen buiten de EU gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoor je bij een sportschool, dan is die sportschool zelf verantwoordelijk voor de gegevens die zij in het systeem verwerkt. Wij zijn in dat geval haar verwerker; de afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst.

Hoe lang we het bewaren

Je rechten

Je mag inzien wat we van je hebben, het laten corrigeren, het laten verwijderen, de verwerking laten beperken, er bezwaar tegen maken, en je gegevens in een leesbaar bestand meekrijgen om ze mee te nemen.

Verwijderen kan je zelf, meteen. In de app staat het onder Profiel → Account verwijderen. Alles wat van jou is, gaat dan weg; wat wettelijk bewaard moet blijven (de financiële administratie) blijft staan zonder aan jou gekoppeld te zijn.

Inzien en meenemen kan je ook zelf. Onder Profiel → Mijn gegevens zie je wat er over je is vastgelegd en wie erin keek, en vraag je een kopie van al je gegevens aan.

Voor de andere rechten mail je naar privacy@xbase360.com. We reageren binnen één maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan mag je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (opent in een nieuw tabblad). We horen het liever eerst zelf, maar dat recht staat los van ons.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld. Wie welke rij mag zien, wordt afgedwongen in de database zelf en niet in de app — dat betekent dat een fout in een scherm nooit tot gevolg heeft dat je andermans gegevens ziet. Tweestapsverificatie is verplicht voor ons eigen team in het CRM en voor zorgverleners die consultverslagen maken; vanaf 14 oktober 2026 ook voor elke coach en eigenaar die gegevens van leden kan zien. Ontdek je toch een lek, meld het op support@xbase360.com; we reageren en we stellen het op prijs.

Kinderen

De app is niet bedoeld voor kinderen onder de zestien. Ben je jonger, dan mag je hem alleen gebruiken met toestemming van je ouder of verzorger.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, dan laten we dat in de app zien voordat het ingaat. De datum onderaan zegt wanneer deze tekst voor het laatst is aangepast.