In het dossier van een klant staan drie manieren om iets vast te leggen, en ze verschillen in wie het ziet.
Interne notities. Alleen zichtbaar voor jou en je collega's. Gebruik ze voor wat een collega moet weten: een blessure, een afspraak over tarief, een voorkeur. Let op: een notitie is nog steeds een persoonsgegeven. Vraagt je klant om inzage, dan moet je hem kunnen tonen. Schrijf dus niets op wat je hem niet zou voorlezen.
Taken. Voor jezelf of een collega, met een datum als dat helpt. Bijvoorbeeld: nieuw schema sturen na zijn check-in. Een afgeronde taak kun je terugzetten naar openstaand. Je klant ziet taken niet.
Opdrachten. Die ziet je klant wél, op zijn beginscherm in de app. Bijvoorbeeld: weeg je maandagochtend en zet het in de app. Geef er een datum bij als het ergens voor moet gebeuren. Je ziet of hij openstaat of af is.
Welke je kiest. Moet jij iets doen, dan is het een taak. Moet je klant iets doen, dan is het een opdracht. Moet een collega iets weten, dan is het een notitie.