En la ficha de un cliente hay tres maneras de anotar algo, y se diferencian en quién lo ve.
Notas internas. Solo las ves tú y tus compañeros de equipo. Úsalas para lo que un compañero debe saber: una lesión, un acuerdo sobre la tarifa, una preferencia. Ojo: una nota sigue siendo un dato personal. Si tu cliente pide acceso, tienes que poder enseñársela. Así que no escribas nada que no le leerías en voz alta.
Tareas. Para ti o para un compañero, con una fecha si ayuda. Por ejemplo: enviar un plan nuevo después de su check-in. Una tarea completada la puedes volver a poner como pendiente. Tu cliente no ve las tareas.
Encargos. Esos sí los ve tu cliente, en su pantalla de inicio de la app. Por ejemplo: pésate el lunes por la mañana y anótalo en la app. Ponle una fecha si tiene que hacerse antes de algo. Ves si está pendiente o hecho.
Cuál elegir. Si tienes que hacer algo tú, es una tarea. Si tu cliente tiene que hacer algo, es un encargo. Si un compañero tiene que saber algo, es una nota.