Een verslag is geen notitie
Waarom een vastgelegd consult niet meer verandert, waarom je cliënt het mag lezen, en wat er met de opname gebeurt.
Coaches en behandelaars praten de hele dag met cliënten. Wat daarvan op papier komt, is meestal een paar steekwoorden in een app die daar niet voor gemaakt is. Met consulten in xBase360 neem je het gesprek op en krijg je een verslag. Een paar keuzes daarin verdienen uitleg.
De opname verdwijnt. Na het uitwerken wordt de opname opgeruimd. Wat blijft, is het verslag dat jij vastlegt. Een geluidsopname van een gesprek over iemands blessure of gewicht is gevoelig materiaal, en dat bewaar je niet langer dan nodig.
Het concept is van jou. De AI schrijft een eerste versie: wat de cliënt zelf meldt, wat jij waarnam of mat, wat dat samen betekent, en het plan. Jij leest het na en past aan. Er wordt niets vastgelegd zonder jouw akkoord, want jij tekent ervoor.
Vastgelegd is vastgelegd. Daarna verandert de tekst niet meer. Klopt er iets niet, dan schrijf je een correctie eronder, en het oorspronkelijke verslag blijft staan. Dat voelt streng, maar het is precies wat een verslag onderscheidt van een notitie. Een dossier waarin je achteraf iets anders kunt laten staan, bewijst niets over wat er besproken is.
Je cliënt leest mee. Het vastgelegde verslag staat in zijn app. Niet de opname, niet het ruwe transcript; dat zijn jouw werkaantekeningen, met versprekingen en ideeën die je hardop overwoog en verwierp. Schrijf dus alsof je cliënt meeleest, want dat doet hij.
Wie er verder bij kan. Alleen jij, ook je collega's niet. En elke keer dat je het dossier opent, staat in een logboek dat je cliënt kan inzien. Dat is geen wantrouwen tegenover jou, maar hoe een dossier hoort te werken.
En daarom een tweede factor. Wie consulten vastlegt, logt in met een code naast zijn wachtwoord. Dat is geen optie die je uitzet. Het zijn gezondheidsgegevens van iemand anders, en die horen achter meer dan een wachtwoord.
