Van papier naar dashboard in één middag
Een stapel inschrijfformulieren, het rooster op het bord en je oude ledenbestand: wat je overneemt en wat je beter niet laat raden.
De grootste drempel om van systeem te wisselen is niet de prijs, maar het overtypen. Een ledenlijst van tweehonderd mensen, een lesrooster op een whiteboard, een map met intakeformulieren. Niemand heeft daar zin in, en dus blijft alles zoals het was.
Het ledenbestand. De meeste systemen kunnen een lijst exporteren. Naam en e-mailadres zijn genoeg: wij maken van elke regel een uitnodiging. Wie al een account had, wordt overgeslagen, dus hetzelfde bestand twee keer inlezen kan geen kwaad. Iedereen kiest daarna zelf zijn wachtwoord en vult zijn eigen gegevens in.
Het rooster op het bord. Maak er een foto van. De dagen, tijden en lessen worden gelezen, en je kiest voor hoeveel weken vooruit ze in het rooster komen. Een lessoort die al bestaat, wordt hergebruikt; twee keer scannen levert geen dubbele Spinning op.
De intakeformulieren. Een papieren vragenlijst wordt hetzelfde formulier, digitaal. Je loopt de vragen na, en daarna stuur je hem naar je klanten.
De toestellen. Fotografeer een apparaat en je krijgt het in je lijst, met oefeningen en een QR-sticker om af te drukken. Een lid dat de sticker scant, ziet meteen wat hij erop kan doen en wat hij vorige keer tilde.
Wat we bewust niet raden. Een handgeschreven e-mailadres dat half leesbaar is, laat de scan staan. Een uitnodiging naar het verkeerde adres is erger dan even overtypen: dan krijgt een vreemde een mail met de naam van je zaak erin. Dezelfde regel geldt voor gezondheidsgegevens op een inschrijfformulier: die worden niet gelezen, want daar is in het antwoord geen veld voor.
Je kijkt altijd na. Een scan levert een ingevuld formulier op, nooit een uitslag. Pas als jij het goed vindt, staat het in het dashboard. Dat maakt het niet volledig automatisch, en dat is de bedoeling. Een systeem dat je vanaf dag één vertrouwt, is een systeem waar je zelf de eerste controle op deed.
